Kluczowe aspekty weryfikacji biznesowej

Weryfikacja kontrahentów – co musisz wiedzieć?

Weryfikacja kontrahentów to nie tylko obowiązek podatkowy, ale także kluczowy element ochrony finansowej, prawnej i operacyjnej firmy. Brak należytej staranności w tym zakresie może prowadzić do poważnych konsekwencji, takich jak problemy z Urzędem Skarbowym, utrata środków finansowych czy nawet odpowiedzialność za udział w oszustwie gospodarczym. Jak zatem skutecznie sprawdzić kontrahenta?

Dlaczego warto sprawdzać kontrahentów?

• Minimalizacja ryzyka finansowego – unikanie współpracy z niewypłacalnymi partnerami,
• Bezpieczeństwo podatkowe – weryfikacja VAT-owców i unikanie problemów z fiskusem,
• Zabezpieczenie przed sankcjami – sprawdzenie, czy firma nie znajduje się na międzynarodowych listach sankcyjnych,
• Ochrona przed oszustwami – eliminacja ryzyka współpracy z firmami-widmo lub słupami.

Jak przeprowadzić weryfikację kontrahenta?

1. Sprawdzenie rejestracji działalności
   • CEIDG – dla jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG) i spółek cywilnych
   • Wyszukiwarka KRS – dla spółek prawa handlowego
2. Weryfikacja na listach sankcyjnych – Listy sankcyjne UE, Wielkiej Brytanii i USA – umożliwiają sprawdzenie, czy kontrahent nie podlega restrykcjom międzynarodowym.
3. Rejestr beneficjentów rzeczywistych – CRBR – sprawdzenie rzeczywistych właścicieli firmy
4. Sprawdzenie kontrahenta w białej liście VAT – Biała lista VAT – upewnij się, że firma jest czynnym podatnikiem VAT i czy numer rachunku bankowego zgadza się z danymi w urzędzie
5. Weryfikacja zadłużenia – Rejestry dłużników – Biura Informacji Gospodarczej (BIG), Krajowy Rejestr Długów (KRD), InfoMonitor.
6. Sprawdzenie zagranicznych kontrahentów – E-Sprawiedliwość – europejski portal rejestrów firm, Google Street View – sprawdzenie fizycznej lokalizacji firmy pod podanym adresem, Promocja Eksportu – narzędzia do analizy zagranicznych podmiotów.

Co grozi za brak należytej staranności?

• Konsekwencje podatkowe – urząd skarbowy może zakwestionować odliczenie VAT,
• Utrata płynności finansowej – współpraca z niewypłacalnym kontrahentem,
• Odpowiedzialność karna – za udział w transakcjach z nieuczciwymi podmiotami.

Podsumowanie

Regularna weryfikacja kontrahentów pozwala uniknąć wielu problemów prawnych i finansowych. Warto wdrożyć wewnętrzne procedury sprawdzania partnerów biznesowych oraz korzystać z dostępnych rejestrów i narzędzi.

Jeśli masz pytania lub chcesz poznać więcej praktycznych wskazówek, skontaktuj się z nami – pomożemy Ci przeprowadzić skuteczną analizę Twoich kontrahentów!